“Doc Tracking” este o soluţie informatică destinată managementului documentelor, atât în format digital cât şi “pe hârtie”

Aplicaţia se adreseaza atât institutiilor din administraţia publică centrală şi locală, cât şi intreprinderilor de orice mărime şi sector de activitate, care doresc să automatizeze şi să simplifice procesul de administrare a documentelor pe parcursul întregii lor durate de viaţă, de la început, prin procesul de creare, revizuire, stocare, partajare, distribuţie, arhivare şi până la distrugerea lor.

            Soluţia este implementată atât la Ministerul Culturii şi Cultelor dar şi la Ministerul Mediului, în ambele instituţii fiind create aproximativ 300 de utilizatori pentru lucrul cu documentele specifice institutiei.

 Doc Tracking asigură:

·         păstrarea unui registru informatic al documentelor intrate şi ieşite;

·         înregistrarea traseului documentelor în cadrul unei instituţii (intreprinderi), si păstrarea modificările efectuate sub formă de versiuni;

·         posibilitatea de asociere pe fiecare document în parte a unor informaţii auxiliare despre data creării,  autor,  cuvinte cheie,  tipul documentului,  metadate, etc.;

·         stocarea centralizata a documentele şi a dosarelor si protejarea de accesarea, modificarea sau ştergerea nepermisă;

·         generarea de coduri de bare liniare. Codurile de bare vor identifica în mod unic fiecare document. Codurile sunt generate de catre sistem in mod automat;

·         păstrarea unei arhive a tuturor documentelor care nu mai sunt de actualitate;

·         instrumente de regăsire a documentelor, după diverse criterii (regăsire pe baza codului unic, regăsire după atribute, metadate şi cuvinte cheie, regăsire prin intermediul referinţelor din alte documente, etc.), eliminând astfel situaţiile de „documente rătăcite”.

·         Interfata grafica prietenoasa si intuitiva, usor de utilizat chiar si de persoane care nu au o pregatire informatica speciala;

·         asigura posibilităţi de căutare a documentelor după: tipul documentelor, număr de înregistrare, cine a creat documentul, etc.